Trucos VSN: los cuatro requisitos para optimizar y automatizar flujos de trabajo

La automatización está transformando rápidamente la industria Broadcast y media. La realidad es que esta tecnología tiene un gran potencial no solo para incrementar el ahorro en costes, sino también para mejorar la eficiencia de las operaciones y ayudar a crear contenido relevante. ¿Quiere saber qué herramientas podrían permitirle automatizar flujos de trabajo y procesos de negocio de manera más eficiente? Le damos cuatro trucos en este artículo.

Mock up del módulo VSNExplorer BPM

Como ya saben, la automatización de los flujos de trabajo permite a los empleados no sólo centrarse mejor en las tareas más creativas de su trabajo -en lugar de en los  procesos repetitivos-, sino también tener la información correcta y en el tiempo y forma oportunos para saber qué hacer y cómo. Por lo tanto, automatizar los flujos de trabajo  dentro de su empresa puede resultar muy beneficioso y, para hacerlo de la forma más eficiente, le recomendamos que considere los siguientes cuatro puntos clave.

Truco 1: Selecciona una herramienta de edición adecuada para diseñar los flujos de trabajo

 

En primer lugar, se necesita una herramienta de estructuración y edición intuitiva que cuente con diferentes elementos como tareas manuales o automáticas, así como con variables paramétricas o puertas de enlace que conecten las diferentes tareas desde el inicio hasta el final del evento. Asimismo, esta herramienta debe seguir el BPMN estándar (modelo de procesos de negocios y anotación): una anotación gráfica estandarizada que permite el modelado en un formato de flujo de trabajo.

Truco 2: Utilice una plataforma colaborativa para la gestión correcta de sus flujos de trabajo

 

Otro elemento clave es disponer de una plataforma de trabajo colaborativo desde donde se pueda hacer un seguimiento de las tareas pendientes, en curso y completas, relacionadas con cada flujo de trabajo automatizado. Además, esta plataforma debe contar con una interfaz fácil de usar donde los usuarios pueden ver el estado de sus tareas asignadas y completas de manera sencilla. Esta herramienta también debe poder notificar automáticamente a un usuario cuando se le asigne una tarea, lo que contribuye a que la  ejecución de ésta sea más eficiente, ya que ahorra tiempo entre la asignación de esta tarea y su implementación.

Truco 3: Monitorice de manera global el progreso de los flujos de trabajo con una herramienta del panel de control

 

Método Kanban para gestionar flujos de trabajo
Método Kanban para gestionar flujos de trabajo

Asimismo, para asegurar que todo vaya según lo planeado desde el inicio hasta la finalización del evento, y también para ayudar a reorganizar y / o asignar tareas adicionales, se necesita un panel de control. Aquí entra en juego  el método de gestión de procesos Kanban que, desde la perspectiva del desarrollo de software, es un sistema de gestión de flujos de trabajo que permite visualizar los diferentes elementos a realizar para que los participantes tengan una idea de su progreso/estatus, de principio a fin. El objetivo principal de utilizar Kanban es administrar el flujo de trabajo de forma eficiente, mejorando la gestión de los llamados “cuellos de botella”, que son aquellas tareas que en un flujo de trabajo limitan y reducen la eficiencia de todo el proceso (workflow).

Truco 4:Monetice sus flujos de trabajo con una poderosa herramienta de Business Intelligence.

Finalmente, otro elemento crucial para optimizar un flujo de trabajo es una herramienta de inteligencia empresarial (Business Intelligence). En esencia, este módulo permite realizar informes analíticos de los diferentes flujos de trabajo dentro de una empresa y ayuda a tomar las decisiones más adecuadas con respecto a tareas y procesos pendientes, en curso e incluso finalizados. Además, esta herramienta es clave para monetizar los flujos de trabajo y optimizar los recursos, ya que da una idea general de la necesidad de invertir en más o menos activos.

En VSN contamos con más de 30 años en el mercado ayudando a las empresas en automatizar sus flujos de trabajo. Aquellos interesados ​​en descubrir más sobre VSN y sus soluciones pueden visitar nuestra web corporativa o ponerse en contacto con uno de nuestros comerciales a través de la dirección de correo electrónico sales@vsn-tv.com.

;