Cuatro consejos para automatizar la gestión de flujos de trabajo

La gestión de flujos de trabajo es una de las labores más cruciales en cualquier compañía. Decidir quién, qué, cómo y cuándo se debe desarrollar el trabajo requiere de herramientas específicas para que la organización de las tareas sea eficiente y efectiva. En el sector Broadcast & Media, esta labor es aún más fundamental, ya que el workflow audiovisual debe estar pautado y definido para que el contenido sea convenientemente producido, difundido y archivado. 

La automatización puede ayudarnos a mejorar y hacer más eficiente la gestión de flujos de trabajo. En este artículo, le damos cuatro consejos para sacarle el máximo partido posible. 

1. Haga que su workflow audiovisual sea intuitivo y visual

En primer lugar, necesita una herramienta que le permita visualizar de forma intuitiva todo su workflow audiovisual y las conexiones entre las diferentes tareas desde el inicio del mismo hasta la resolución final. Para facilitar la gestión de flujos de trabajo, nuestro sistema nos debe permitir mover, arrastrar y editar todos los trabajos que visualizamos y comprobar su estado. Además, el software es importante que podamos guardar los flujos de trabajo que ya hemos utilizado con éxito para poder utilizarlos e implantarlos rápidamente en futuros procesos. 

Asimismo, esta herramienta debe seguir el BPMN estándar (modelo de procesos de negocios y anotación): una anotación gráfica estandarizada que permite el modelado en un formato de flujo de trabajo.  

2. Cree una gestión de flujos de trabajo colaborativa 

Asegurarse de que su herramienta permite una gestión de flujos de trabajo colaborativa es esencial, y más en plena era de la producción remota. Por ello, es fundamental que nuestro sistema de gestión de flujos de trabajo sea compatible tanto con instalaciones on-premise, como con entornos cloud que permitan el acceso remoto.  

Además, esta plataforma debe contar con una interfaz fácil de usar donde los usuarios pueden ver el estado de sus tareas asignadas y completas de manera sencilla. Esta herramienta también debe poder notificar automáticamente a un usuario cuando se le asigne una tarea, lo que contribuye a que la ejecución de ésta sea más eficiente, ya que ahorra tiempo entre la asignación de esta tarea y su implementación. 

3. Monitorice y controle cada paso

Asimismo, para asegurar que todo vaya según lo planeado en nuestro workflow audiovisual y también para ayudar a reorganizar y / o asignar tareas adicionales, se necesita un panel de control. 

Aquí entra en juego el método de gestión de flujos de trabajo Kanban, un sistema de gestión de flujos de trabajo que permite visualizar los diferentes elementos a realizar para que los participantes tengan una idea de su progreso/estatus, de principio a fin. El objetivo principal de utilizar Kanban es administrar el flujo de trabajo de forma eficiente, mejorando la gestión de los llamados “cuellos de botella”, que son aquellas tareas que limitan y reducen la eficiencia de todos los procesos. 

4. Integre su gestión de flujos de trabajo en su solución de media

Llegados a este cuarto punto, le recomendamos que su herramienta de gestión de flujos de trabajo se pueda integrar con otros sistemas fundamentales en la gestión de su contenido audiovisual. Por ejemplo, sería interesante poder contar en la misma interfaz con un sistema de Business Intelligence que le permita realizar informes analíticos de los procesos para optimizar los recursos, ya que podrá contar con una idea general de la necesidad de invertir en más o menos activos. 

Asimismo, poder integrarse dentro de un sistema como VSNExplorer MAM, en el que pueda gestionar toda su media mientras controla cada paso del workflow audiovisual en la misma interfaz web también le permitirá ganar eficiencia. Más aún si lo integramos con un sistema de tráfico como VSNCrea desde el que podemos planificar la publicación de nuestro contenido y sacar el máximo partido a su monetización. 

VSNExplorer BPM, el metrónomo de su workflow audiovisual 

Todas y cada una de estas condiciones se recogen en VSNExplorer BPM, el sistema de gestión de flujos de trabajo de VSN. Este sistema actúa como un metrónomo de su negocio, permitiéndole crear, gestionar, personalizar y automatizar todos y cada uno de los procesos de su workflow audiovisual. 

Su interfaz web permite el acceso a múltiples usuarios desde localizaciones diferentes, solo necesitan un navegador web para utilizarlo. Monitorice en tiempo real todos los procesos y orqueste y automatice la gestión de sus flujos de trabajo. Si quiere conocer más sobre como aumentar la eficiencia de sus flujos de trabajo con VSNExplorer BPM no dude en contactar con nosotros y reservar su demo. 

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