En estos días, con tanto análisis de la industria por ahí verificando el impacto que esta pandemia global ha tenido en nuestros negocios, una cosa está clara a partir de los datos: las prioridades operativas están cambiando y el enfoque en la adopción rápida de tecnologías específicas ha aumentado considerablemente.

La Emergencia de la Automatización del Flujo de Trabajo

Junto con el cambio hacia arquitecturas IP y en la nube, así como la tecnología basada en la web que se convierte en una defensa esencial contra la interrupción de operaciones fijas (como una pandemia global), otra tecnología cada vez más solicitada es la Automatización del Flujo de Trabajo. Con más personal de producción trabajando de forma remota y menos personal en la oficina, los problemas de producción o los cuellos de botella del proceso son a menudo más difíciles de resolver. 

Combine esto con el deseo de muchas empresas de medios de reducir costos para contrarrestar la presión del mercado debido a faltas en los ingresos típicos, y la solución obvia es automatizar los procesos de producción y flujos de trabajo para aumentar la eficiencia y reducir costos. La Automatización del Flujo de Trabajo se utiliza con mayor frecuencia para justificar la expansión de canales lineales o no lineales (OTT, VOD, social) sin incurrir en costos de configuración significativos, ya que muchos de los procesos de preparación y entrega se vuelven automáticos. Más canales generalmente significan más esfuerzo y recursos para producir y entregar nuevo contenido. 

Uniendo las Piezas de la Automatización

La automatización del flujo de trabajo no siempre requiere una solución de MAM para funcionar. Hay muchos tipos de automatización del flujo de trabajo, algunos operan independientemente de MAM, DAM o PAM y otros tienen una integración estrecha con estas soluciones; realmente depende de la aplicación deseada y de si los flujos de trabajo son una suboperación de producción o parte de una plataforma holística de gestión de contenido y producción. Esta última es el enfoque principal de este artículo. 

Entonces, ¿qué beneficios aporta la automatización del flujo de trabajo centrada en MAM? Bueno, la principal ventaja es la capacidad de unir los activos de medios, los usuarios y plataformas de terceros como ingestión, emisión, programación, entrega y también operaciones especializadas como control de calidad, revisión y aprobación, publicación, censura y archivo. Una buena solución de MAM puede integrar todos estos sistemas de negocios, operaciones y procesos de manera holística que hace mucho más fácil producir, gestionar y rastrear operaciones de medios a mayor escala. 

Los sistemas MAM a menudo incluyen motores de flujo de trabajo integrados, pero estos suelen ser secuenciales, lo que significa que son operaciones sucesivas y a menudo no permiten que los procesos manuales (humanos) sean parte del flujo de trabajo. Otro tipo de orquestación de flujo de trabajo implica el uso de un Sistema de Gestión de Procesos Empresariales o BPM, que es una solución más avanzada para crear procesos y flujos de trabajo secuenciales/paralelos complejos que proporciona mayor colaboración y visibilidad al tiempo que reduce el error humano y la duplicación de tareas.

Resumen para el Tour del Misterio del Flujo de Trabajo

Así que, si eres una empresa de medios que ha identificado la necesidad de automatizar muchas de las tareas y procesos de producción mundanos diarios que consumen recursos humanos y a menudo proporcionan resultados menos que satisfactorios, quizás alguna automatización de flujo de trabajo bien diseñada es lo que necesitas.

El problema que a menudo veo desde el principio es que hay una falta de experiencia en el dominio interno dentro de las organizaciones de medios en el área de Automatización del Flujo de Trabajo y MAM en general. Debo admitir que a menudo parece un arte negro misterioso y es mucho para asimilar; toma tiempo y esfuerzo para primero entender cómo funciona y luego cómo 'podría' aplicarse a tu entorno de producción. Hay posibilidades aparentemente infinitas sobre cómo abordar un flujo de trabajo, ¿por dónde empiezas?

Bueno, antes de que comiences un diálogo con vendedores de tecnología que todos están empujando su propia carreta, aquí tienes una guía básica de cómo hacerlo:

1. Identificar las áreas reales en las que deseas mejorar tus procesos de producción, no solo una línea general “queremos mejorar nuestros flujos de trabajo” de los ejecutivos de la empresa, sino profundizar en donde sabes que las cosas no funcionan tan bien y marcarlo como un área problemática.

2. Leer, leer y leer todo lo que puedas conseguir en tus manos. Cuanto más leas, más preguntas tendrás, y eso es algo bueno. No hay tal cosa como una pregunta estúpida; yo las hago constantemente (solo pregúntale a mis colegas); es la mejor manera de aprender rápidamente.

3. Buscar algunos expertos no vendedores – Hay varios por ahí que pueden haber tenido incluso experiencia local en automatización de flujos de trabajo y pueden estar dispuestos a compartir su experiencia o dolor. Escucha su dolor, particularmente porque a menudo esto tiene más lecciones para los inexpertos. También hay expertos en flujos de trabajo que puedes localizar en plataformas sociales como LinkedIn o puedes preguntar a través de IABM o organizaciones similares representativas de nuestra industria. Muchos de estos individuos estarán encantados de compartir su conocimiento y experiencia contigo. 

4. Contratar a un consultor – Si tu empresa está decidida a hacerlo bien y no depender de los vendedores de tecnología para señalar la dirección, deberían considerar seriamente contratar a un respetado consultor de flujos de trabajo. Sí, hay individuos y empresas que hacen esto para ganarse la vida y que se mantienen impasibles respecto a las marcas de tecnología.

5. Crear diagramas y gráficos de pasos del proceso – Personalmente, me encanta cuando los clientes llegan con dibujos de flujos de trabajo; posiblemente porque soy visualmente orientado, pero también porque la mejor manera de entender un proceso o flujo de trabajo es 'mapearlo' visualmente.

6. Buscar proveedores con soluciones reales y experiencia en automatización de flujos de trabajo que puedan proporcionarte estudios de caso y sitios de referencia. Comienza solicitando una demostración de 90-120 minutos y haz preguntas... ¡muchas preguntas!

7. Por último, haz una lista corta y comprométete con la empresa o empresas con las que crees que puedes trabajar, comparte tus puntos de dolor del paso 1 y pídeles que te proporcionen algunas ideas concretas sobre cómo abordar tus objetivos de negocio y flujo de trabajo. Ten cuidado con cualquier vendedor que no haga preguntas o afirme que requiere un pedido firme o compromiso antes de asignar los recursos para trabajar en tus problemas. Si esto sucede, o bien carecen de suficiente experiencia a bordo o no están preparados para poner el esfuerzo necesario sin un compromiso exclusivo de tu parte, pero, en última instancia, es tu elección.

¡Que Comience la Magia del Diseño del Flujo de Trabajo!

Después de seguir el práctico plan de 7 pasos anterior (no pude resistir, lo siento), es probable que ya te hayas dado cuenta de que aplicar un cambio de flujo de trabajo a tu entorno va a requerir un esfuerzo considerable. También deberías haber llegado a un lugar donde hayas identificado claramente al proveedor que crees que tiene la experiencia, el conocimiento del dominio y la solución para satisfacer tus requisitos. Aquí es donde las cosas realmente comienzan.... 

Te has comprometido a trabajar con el proveedor, y con suerte, ellos también están completamente comprometidos a trabajar contigo. Ahora es el momento de aplicar el conocimiento colectivo de todos los interesados clave en el proyecto y el proveedor de tecnología para comenzar a construir tus nuevos flujos de trabajo. 

Ten en cuenta que, a diferencia de otras soluciones tecnológicas como la automatización de emisión o BMS, no hay un enfoque de 'cumplir con la especificación y el precio y eso es todo'; el diseño del flujo de trabajo involucra a todos los que tienen un interés en él, o al menos debería. Soy un gran aficionado a las mesas redondas con todos para comenzar a armar el rompecabezas con la contribución colectiva. Alguien debe liderar, claro, pero al hacer un cambio a nivel organizacional, todos deben ser escuchados para tener éxito. Regularmente he tenido 20 personas en una videollamada y si las reuniones están bien estructuradas, se pueden obtener grandes ideas y perspectivas de cada individuo.

Elementos Principales del Diseño de Flujo de Trabajo Automatizado

Los flujos de trabajo de BPM y MAM incorporan muchos elementos, pero los que más te interesan son los elementos de cara al usuario. Estos normalmente se desglosan en 7 áreas principales:

1. La herramienta de diseño de flujo de trabajo BPM – Aquí es donde se escriben y representan los guiones de forma visual, algo similar a un diagrama de flujo. Esto es efectivamente tu 'mapa' de flujo de trabajo y muchos de los procesos individuales que componen el flujo de trabajo se contienen como código dentro de estas cajas interconectadas. Una vez que lo ves, las cosas comienzan a aclararse. Consulta el sencillo ejemplo de proceso BPM a continuación.

2. La página de activos de MAM – Aquí es donde se almacenan los medios fuente y todas las versiones de producción, finales o de publicación en lo que denominamos 'Activos de Contenedor'. Los activos de medios deben ser almacenados y gestionados de manera lógica con metadatos específicos asociados para poder identificar fácilmente cada etapa del proceso de producción. 

3. Listas de Tareas de Candidatos – Esta es la lista de tareas que deben completarse antes de la etapa de entrega o publicación final. Esta listará todas las tareas y permitirá asignar operadores específicos a cada tarea. 

4. Menús desplegables personalizados o controles de cumplimiento – Si estás trabajando con pasos de Revisión y Aprobación manuales, como QC visual, cumplimiento o censura, muy a menudo la mejor estrategia es crear un campo de metadatos personalizado que sea utilizado para añadir anotaciones o que implique un menú desplegable con elecciones predefinidas que, una vez cambiadas por un usuario, desencadenen automáticamente el siguiente paso del flujo de trabajo. 

5. Empaquetado y Entrega - Todo tu trabajo hasta ahora, incluidos las tareas automatizadas, eventualmente terminará en la etapa de entrega. Aquí estableces los parámetros clave que determinan cómo se publica un video y dónde. El ejemplo a continuación es para entrega digital, pero podría ser igualmente un servidor de emisión local o en la nube.

6. Tableros de resumen – Si tienes gerentes internos o clientes externos que requieren acceso a información específica en etapas clave del flujo de trabajo, probablemente lo último que quieras hacer es darles acceso directo a la MAM. Idealmente, la mejor estrategia es exportar informes en formatos típicos de oficina como PDF o Excel o, si tu sistema está evolutivamente avanzado, presentar un resumen de estado en una página web de la producción. Si tu tablero de MAM es más avanzado, permitirá a estos gerentes interactuar con el tablero para proporcionar su retroalimentación o las aprobaciones finales de los clientes/gerentes.

7. Notificaciones – Estas son a menudo un componente clave de la orquestación de flujos de trabajo, donde varias personas son notificadas por correo electrónico de una etapa de producción específica y su rol en la siguiente etapa del proceso. 

Diseño Offline vs. Diseño en Vivo - Un Nuevo Enfoque

La forma típica en que muchos proveedores de MAM crean flujos de trabajo para sus clientes es construirlos ‘Offline’ (a veces en el sitio, pero en su mayoría construidos en la sede de la empresa) y cuando se aplican al sistema MAM, permiten a los usuarios probar estos flujos de trabajo y proporcionar su retroalimentación. Si bien esto funciona, a menudo puede ser un proceso lento y arduo. Muy a menudo, se pasaron por alto cosas en las etapas de diseño inicial y necesitan ser adaptadas más tarde para ajustarse a un nuevo subproceso o tarea. 

El diseño offline puede tardar semanas o meses en finalizarse y los resultados a menudo no son ideales. Esta es una razón común por la que algunos radiodifusores se sienten insatisfechos con sus soluciones de flujo de trabajo automatizadas y tiende a tensar la relación con el proveedor, ya que la aprobación final del sistema se alarga durante un período de tiempo muy largo. 

Un nuevo enfoque que ha sido probado y aplicado con mucho éxito recientemente por VSN (en gran parte debido a la pandemia global) es la idea de 'Diseño en Vivo'. Esto comienza justo como un proceso de diseño offline pero, en un momento crítico, los usuarios clave y el proveedor se reúnen en una serie de llamadas de conferencia en vivo (Google Meet, Zoom, etc.) para afinar cada proceso individual y modificar las diversas etapas del flujo de trabajo. 

Este enfoque tiende a obtener resultados muy rápidos, donde se pueden resolver todos los detalles complicados ‘en vivo’ y las acciones, formularios de metadatos y procesos son creados y modificados en tiempo real junto con el diseñador de flujos de trabajo del proveedor. Necesitas tener una solución MAM (y un proveedor) que permita este tipo de enfoque de diseño, pero si lo hace, hay ventajas muy claras, como la plena implicación de los interesados, la reducción de los plazos de Diseño y las aprobaciones de UAT (Pruebas de Aceptación de Usuario) se vuelven prácticamente redundantes ya que el diseño final de trabajo cumple la mayoría, si no todas, las condiciones de aceptación. 

Con un Poco de Ayuda de tus Colegas

Si de alguna manera lograste llegar a la línea de meta y aún estás sonriendo, hay un consejo clave que debo compartir que podría marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso en un proyecto de automatización de flujos de trabajo y eso es... ‘Gestión del Cambio’. A menudo se pasa por alto, es el acto de involucrar a las personas en el proceso de cambio en las etapas iniciales para asegurar que estén igualmente interesados en hacer que todo funcione mejor. Si no están adecuadamente comprometidos, las personas tienden a volver a las viejas formas de hacer las cosas y eso será un desastre para tu proyecto. Involucrar a todos desde el principio, donde su aportación da forma directamente al diseño final del flujo de trabajo, es la manera más efectiva de garantizar el éxito del proyecto. 

Una cosa a tener en cuenta es que los flujos de trabajo están constantemente siendo modificados o mejorados con el tiempo. Para evitar que la etapa de aprobación final se convierta en la última vez que te conectes con tu proveedor o suministrador, asegúrate de que tu Acuerdo de Soporte Anual o SaaS incluya un número especificado de horas de diseño por año para garantizar que tus necesidades de flujo de trabajo en evolución puedan ser atendidas adecuadamente.  

Esperemos que todo esto ahora te dé una idea más clara de lo que se necesita para implementar Flujos de Trabajo Automatizados que pueden mejorar los procesos de producción, aumentar la eficiencia y reducir significativamente los costos de producción. No tiene que ser un camino tan largo y sinuoso, pero cuando se aborda de la manera correcta, el viaje debería ser divertido... ¡Así que empecemos!

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